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关于规范全宗设置和全宗号管理的通知

皇帝资讯网: 皖档办〔2017〕101号  

作者: | 信息来源: | 发布日期:2017-12-01

省直各单位:

全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗号是档案馆给定每个全宗的代码。为规范属省档案馆接收范围内的立档单位全宗设置和全宗号管理,促进档案的科学管理和有效利用,现就有关事项通知如下。

一、全宗设置条件

一般情况下,具备下列三个条件的单位,可构成一个立档单位,其形成的档案可以构成全宗。

(一)可以独立行使职权,并能以自己的名义单独对外行文。

(二)设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划。

(三)设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。

二、全宗设置原则

(一)凡是新成立的单位,其档案构成新的全宗。

(二)几个单位撤销合并成立一个新的单位,合并后其档案自新单位成立之日起形成一个新的全宗,合并前各单位的档案各自为一个全宗。如果撤销合并是以某个原有单位为主体(核心),其他单位相关职能并入这个主体(核心)单位的,合并后其形成的档案归该主体(核心)单位的全宗管理,不另立新全宗,其他被撤销合并单位撤销合并前的档案各自为一个全宗。

(三)合并后又恢复的单位,或由于某种原因,单位中断工作,隔一段时间又恢复,其主要职能没有根本改变(职能扩大或缩小)的,不建立新的全宗。

(四)从一单位内设机构划出成立一个新的单位的,其档案自成立之日起形成新的全宗。成立之前形成的档案,属于原单位全宗。

(五)一单位成为另一单位内设机构的,其改变前的档案为一个全宗,改变后形成的档案为新单位全宗档案的一部分,不单独构成全宗。

(六)一单位的内设机构划归另一单位的,其划归前的档案为原所在单位全宗档案的一部分,划归后形成的档案为并入单位全宗档案的一部分。

(七)几个单位合署办公的,如文件分别处理,它们所形成的档案应各自构成全宗;如文件统一处理,它们所形成的档案构成联合全宗。

(八)单位基本职能未发生根本变化,单位名称变更、业务范围变化、隶属关系改变、内设机构调整、工作地点变动等,其档案均不构成新全宗,但应在全宗介绍里予以说明。

(九)临时机构一般不单独建立全宗,其档案归入主管单位全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导,执行全局性任务,时间较长,形成档案较多的,可单独建立全宗。

(十)派出机构形成的档案一般不建立全宗,归入主管或派出单位全宗管理。若派出机构相对固定常设、机构较大、形成的文件材料较多、驻地较远,也可从方便管理利用角度考虑,单独建立全宗。

三、全宗号赋予方式

全宗号由省档案馆统一编制,并赋予立档单位,也可以依申请赋予。尚无全宗号的立档单位,可向省档案馆提出申请,省档案馆依据全宗设置条件审核确认后赋予其全宗号。立档单位提出申请时,应提供以下相关材料:

(一)本单位全称和规范化简称(申请函中注明);

(二)本单位成立时间及批准文件复印件(加盖单位公章);

(三)本单位主管部门(非一级机构申请函中注明);

(四)本单位组织机构代码证或统一社会信用代码证复印件(加盖单位公章);

(五)本单位文件材料归档范围和保管期限表;

(六)本单位档案门类及各门类档案分类编号方案。

请各单位接通知后,组织对本单位及下属单位全宗设置和全宗号赋予情况进行一次摸底统计,并分别填写《立档单位全宗设置和全宗号赋予情况统计表》(见附件),于920日前汇总送交省档案局保管处,联系人:李小冬,联系电话:055162608997

 

附件:立档单位全宗设置和全宗号赋予情况统计表

 

 

安徽省档案局

201795

 

附件

 

立档单位全宗设置和全宗号赋予情况统计表

单位名称

 

成立时间

 

组织机构代码

证号或统一社会

信用代码证号

 

省档案馆是否

已赋予全宗号

 

全宗号

 

全宗号赋予时间

(时间不清的可不填)

  

 

 

 

 

单位名称(盖章):

      



责任编辑:胡敏